„Zajefajny” MDK – czyli co wykazała kontrola w Miejskim Domu Kultury w Świebodzicach

Kontrola Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Świebodzicach była w planie rocznym pracy. Miejski Dom Kultury został skontrolowany na przełomie października i listopada ubiegłego roku.

Kontrola opierała się na analizie dokumentów księgowych i organizacyjnych, zadaniu pytań uzupełniających oraz przeprowadzeniu wizji w pomieszczeniach. Zgodnie ze statutem gminy kontrola trwała nie więcej niż 30 dni roboczych, faktycznie radni byli z MDK trzykrotnie po 2-3 godziny. Ze względu na COVID 19 działalność świebodzickiej instytucji kultury jest praktycznie zawieszona więc wizyty radnych nie miały znaczenia dla funkcjonowania.

Od samego początku kontroli dyrektor MDK pani Katarzyna Woźniak okazywała niechęć do zespołu kontrolnego i brak woli współpracy. Pierwsze spotkanie z komisją nie odbyło się, ponieważ dyrektor zgłosiła uwagi formalne do sposobu powiadomienia… Na następnym była z prawnikiem, który chciał uniemożliwić przeprowadzenie kontroli w ogóle. Niektóre dokumenty były przekazywane nie od razu, po ponownym upomnieniu, niektórych informacji komisja nie uzyskała wcale…

Na podstawie uzyskanych dokumentów i informacji ustnych komisja stwierdziła cały szereg uchybień formalnych i organizacyjnych wskazujących na brak koordynacji w działaniu, złe zarządzanie, możliwą niegospodarność i niekompetencję. Szczegółowy obraz sytuacji pokazują wnioski i zalecenia pokontrolne, w szczególności należ zwrócić uwagę na nierówne traktowanie pracowników i bardzo ograniczone działania w zakresie realizacji zadań statutowych. Uwagi co do stwierdzonego stanu rzeczy zostały przekazane Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego, Komendantowi Straży Pożarnej oraz Państwowej Inspekcji Pracy – wszystkie te instytucje zapowiedziały przeprowadzenie kontroli.

Wnioski i zalecenia zespołu kontrolnego

Zespół kontrolny zaleca podjęcie przez Burmistrza Miasta inicjatyw zmierzających do zracjonalizowania wydatków w związku z niemal całkowitym zawieszeniem działalności jednostki.

Członkowie zespołu kontrolnego wskazują na potrzebę przygotowania jednostki do pozyskiwania środków zewnętrznych, nie złożono żadnego projektu. Brak choćby prób pozyskania środków zewnętrznych, czy udziału w projektach z zakresu kultury organizowanych przez podmioty zewnętrzne. Należy stworzyć system współpracy pomiędzy instytucjami kultury, sportu oraz organizacjami pozarządowymi na terenie Gminy.

Zespół kontrolny zwraca również uwagę na potrzebę weryfikacji sposobu funkcjonowania MDK w okresie pandemii (możliwość korzystania z „tarcz” i programów wsparcia). W trakcie zawieszenia działalności MDK pracownicy prowadzili dyżury telefoniczne w siedzibie MDK przy pełnej obsadzie etatowej.

Zalecane jest, aby w trybie natychmiastowym doprowadzić do założenia (może odnalezienia) książki budowlanej obiektu wraz z ważnymi protokołami okresowych przeglądów budynku, respektowania zapisów prawa budowlanego oraz innych przepisów ogólnych w kontekście zarządzania jednostką, dotrzymywania terminów przeglądów okresowych, a także zapewnienia tym samym BHP nie tylko dla pracowników, ale przede wszystkim osób korzystających z obiektów MDK. Stwierdzono brak ważności instrukcji przeciwpożarowej.

Wskazuje się na to, że w godzinach pracy, bez utraty wynagrodzenia na terenie MDK, przy użyciu infrastruktury, a także zakupie ze środków jednostki, a zatem publicznych, wykonuje się zadania, prace, które nie są związane z działalnością statutową. Dodatkowo zleca się nagrywanie i emisję filmów na ten temat, co jeszcze potwierdza brak świadomości o tym, że jest to forma dezorganizacji, a zatem zjawisko patologii społecznej na poziomie mezo – patologia instytucji. Koszt przykładowych zleceń filmowania przy jednym tylko zadaniu pozastatutowym (1200 zł).

Zespół kontrolny zgłasza zastrzeżenia do stanu pomieszczeń MDK w zakresie składowania niepotrzebnych, uszkodzonych przedmiotów, urządzeń, niezdatnych do użytku elementów dekoracji, naczyń, mebli, niekiedy przedmiotów zapakowanych w pudła lub worki foliowe tak, że nie wiadomo co w nich jest, co może być niezgodne z przepisami przeciwpożarowymi i stwarzać zagrożenie.

Zespół kontrolny sformułował również zastrzeżenia do organizacji pracy MDK. Przyznawane są nagrody bez uzasadnienia, wzrost w 2020 roku do 25 000 zł pomimo pandemii i niemal całkowitego zaprzestania działalności statutowej. Nierówne traktowanie prowadzących sekcje w kontekście warunków płacowych i organizacyjnych. W jednym z przypadków instruktor otrzymuje wynagrodzenie na poziomie 60 zł/h i nie jest w stanie „przyciągnąć” uczestników, którzy płacą 7,50 zł za indywidualne zajęcia. Zauważalny brak kontroli czasu pracy pracowników (podczas kontroli część pracowników nie podpisywało listy obecności, a następnie uzupełniło podpisy po 10 dniach). Niezgodność harmonogramu pracy z rzeczywistością, np. jeden z pracowników, który w ramach obowiązku pracy prowadzi sekcję, nie ma uwzględnionych godzin trwania sekcji w grafiku. Brak podpisów na umowach zleceniach i regulaminach. Nierówne traktowanie pracowników, podwyżki bez uzasadnienia, a w innym przypadku, mimo rozszerzenia zakresu obowiązków pracy, brak zmiany w wynagrodzeniu.

Kontrolujący sformułowali także zastrzeżenia do działalności MDK. Wspomniany już brak realizacji działań statutowych, brak wykorzystania strony www w działalności i jej dokumentowaniu, nieprawdziwe informacje sprawozdawcze (przypisywanie sobie imprez „obcych” – „Roztańczony MDK”, nieprawdziwe dane dotyczące frekwencji – „Portrety Pełczniczy”, pomijanie niektórych informacji – działalność sekcji fotograficznej. Wskazano na mocno ograniczone działania promocyjne i brak sprawozdawczości w tym zakresie. Dostrzeżono, iż niektóre wystawy trwają kilka godzin nie dając możliwości ich obejrzenia. Praktycznie nie istnieje współpraca ze szkołami i przedszkolami. Nie ma współpracy z ośrodkami kultury z sąsiednich miejscowości. Współpraca z organizacjami pozarządowymi sprowadza się do użyczania pomieszczeń. MDK nie realizuje żadnych projektów autorskich. Generalnie należy zauważyć, że działalność MDK, nie dość, że często jest pozastatutowa, to nie wzbudza zainteresowania mieszkańców.

Kontrolujący mają również uwagi do przebiegu kontroli, bowiem nie udzielono informacji co do zakresu obowiązku pracowników, w wielu przypadkach odnośnie współpracy najpierw udzielono informacji, że odbyły się spotkania lub rozmowy, a następnie nie potrafiono wskazać żadnych szczegółów na ten temat czy choćby notatek lub protokołów, nie udzielono informacji co do pracy instruktorki poza siedzibą MDK.

Wnioski z kontroli zaprezentowano w trakcie sesji Rady Miejskiej w dniu 30 grudnia 2020.

Wizja w pomieszczeniach ujawniła, bałagan, składowanie śmieci, niesprawnych urządzeń i sprzętów. Taki stan pomieszczeń może powodować zagrożenie pożarowe i narażenie na niebezpieczeństwo osoby przebywające w obiekcie.